نى القسم بتنظيم الأعمال الإدارية اليومية للكلية، والإشراف على الخدمات اللوجستية والبنية التحتية، بما يضمن توفير بيئة عمل فعالة ومنظمة لكافة أعضاء هيئة التدريس والموظفين والطلاب.

المهام الأساسية:

1. تنفيذ برامج الزيارات والفعاليات التي تنظمها الكلية في المناسبات الدينية، والوطنية، والعلمية.
2. القيام بإجراءات الحراسة وتوفير الحماية اللازمة للممتلكات الثابتة والمتحركة داخل مباني الكلية.
3. إبلاغ الجهات المختصة باحتياجات الكلية من أعمال الصيانة للمباني، والمرافق، والأجهزة، والأثاث.
4. الإشراف على استخدام السيارات التابعة للكلية وتوثيق عمليات التوزيع والصيانة والوقود.
5. الإشراف على أعمال النظافة العامة بالكلية، وضمان تقديم الخدمات الإدارية واللوجستية بكفاءة.
6. الإشراف على تشغيل مقصف الكلية وضمان توافق أدائه مع الضوابط الصحية والفنية.
7. حصر احتياجات الكلية من القوى العاملة (موظفين، منتجين) وإخطار الجهات المختصة بها.
8. إعداد ملفات فرعية للموظفين والمنتجين وتحديث بياناتهم باستمرار.
9. تنفيذ إجراءات منح الإجازات بأنواعها المختلفة (عادية، استثنائية، ضرورية…) وإخطار الجهات المختصة.
10. اتخاذ الإجراءات اللازمة لتحويل الموظفين والمنتجين للعلاج عند الحاجة لذلك.
11. إعداد وإرسال التقارير السنوية الخاصة بالموظفين والمنتجين إلى الجهات المختصة.
12. مراقبة مواعيد الحضور والانصراف للموظفين والمنتجين طبقًا للأنظمة الداخلية للكلية.
13. توزيع الموظفين والمنتجين على الوحدات الإدارية بالكلية بعد موافقة عميد الكلية.
14. إبلاغ إدارة الكلية بأي مخالفات قد تصدر عن الموظفين أو المنتجين وفق الأنظمة السارية.
15. إبداء الرأي الفني والإداري في نقل الموظفين أو ندبهم أو إعارتهم.
16. إجراء إخلاء طرف للموظفين والمنتجين الجدد أو الذين أنهوا مهامهم بالكلية.
17. إعداد البيانات والإحصائيات المتعلقة بالموظفين والمنتجين وتحديثها دوريًا.
18. تنفيذ أعمال الطباعة والسحب والتصوير لوثائق الكلية وفق الاحتياجات المطلوبة.
19. استلام البريد الوارد وقيده بدفاتر خاصة وتسليم النسخ إلى الجهات المختصة.
20. تسليم المكاتبات الصادرة من أجهزة الكلية بعد تسجيلها بدفاتر الصادر الرسمي.
21. حفظ صور المكاتبات والمراسلات ضمن ملفات منظمة لتسهيل الاسترجاع المستقبلي.
22. متابعة الإجراءات المتعلقة بالمراسلات الواردة والتأكد من تنفيذها في الوقت المطلوب.
23. استقبال الزائرين وتقديم خدمات الاستعلامات والتوجيه داخل مبنى الكلية.
24. تقديم مختلف الخدمات الإدارية للعاملين بالكلية وفق التشريعات النافذة (خاصة القانون رقم 19 لسنة 1428 م ولائحته التنفيذية).
25. استقبال ضيوف الكلية وتنظيم لقاءاتهم مع المسؤولين بطريقة رسمية ومنضبطة.
26. إتمام إجراءات الحجز الفندقي والاستقبال بالمطار لأعضاء هيئة التدريس والموظفين عند الضرورة.
27. اتخاذ الإجراءات اللازمة لتوفير الإقامة، ومنح تأشيرات الخروج، وحجز تذاكر السفر لأعضاء هيئة التدريس والموظفين.
28. إعداد خطط وبرامج حراسة شاملة لكافة مباني ومنشآت الكلية، بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.
29. تنظيم حركة المركبات التابعة للكلية، ومسك السجلات والملفات الخاصة بها، وإجراء الصيانة اللازمة وتوفير تصاريح الاستخدام.
30. متابعة تنفيذ أعمال الصيانة للمباني والمنشآت وتسجيلها وتوثيقها.
31. تنظيم الاحتفالات في المناسبات الدينية والوطنية والقومية وفق التعليمات المعمول بها.
32. تعزيز الروابط الإنسانية بين العاملين بالكلية من خلال تنظيم الرحلات، والأنشطة الرياضية، والاجتماعية لهم ولأسرهم.
33. تنظيم مشاركة الكلية والعاملين بها في الحملات التطوعية مثل التشجير، وتنظيف المرافق، وغيرها من الأعمال المجتمعية.
34. المشاركة في المعارض الثقافية والعلمية وإبراز نشاط الكلية وأقسامها المختلفة.
35. التنسيق مع اللجان وفرق العمل ذات العلاقة بنشاط المكتب والوحدات التابعة له.