يُعنى قسم التوثيق والمعلومات بجمع وتصنيف وحفظ البيانات والمعلومات الأكاديمية والإدارية والبحثية المتعلقة بالكلية، وذلك بهدف تسهيل الوصول إليها عند الحاجة، وضمان دقة وتكامل المعلومات المستخدمة في عمليات اتخاذ القرار. كما يساهم القسم في تحسين كفاءة العمل الإداري والأكاديمي من خلال توفير خدمات معلوماتية دقيقة ومنظمة.

المهام الأساسية:

1. جمع وتوثيق البيانات والمعلومات المتعلقة بالطلاب، وأعضاء هيئة التدريس، والموظفين.
2. إعداد وتحديث قواعد البيانات الإلكترونية الخاصة بالكلية وربطها بأنظمة الجامعة.
3. تصنيف وتنظيم الوثائق الرسمية والإدارية الخاصة بالكلية بطريقة واضحة وسهلة الاسترجاع.
4. حفظ المراسلات الداخلية والخارجية وتوثيقها وفق الأنظمة المعتمدة.
5. إدارة السجلات الأكاديمية والمالية والوظيفية للعاملين والطلاب بشكل آمن ومحدث.
6. ضمان سلامة الحفظ الإلكتروني والورقي للمستندات وحمايتها من الفقدان أو التلف.
7. تسهيل عملية استرجاع المعلومات لدعم أنشطة البحث العلمي والإدارة والتدريس.
8. تنسيق نقل وإدخال البيانات بين الكلية والجهات الأخرى داخل الجامعة.
9. تحديث نظام التوثيق الداخلي بما يتماشى مع التطورات التقنية والمتطلبات الإدارية.
10. دعم الأقسام العلمية والإدارية بتوفير المعلومات والإحصائيات اللازمة لأغراض التخطيط والتقييم.
11. التعاون مع مكتب شؤون الطلبة في حفظ وتوثيق بيانات الطلاب منذ التسجيل وحتى التخرج.
12. إعداد النسخ الاحتياطية الدورية للبيانات وضمان توفرها وقت الحاجة.
13. المشاركة في تصميم وتطوير الأنظمة الرقمية لإدارة المعلومات داخل الكلية.
14. تدريب الموظفين على استخدام أدوات التوثيق والإدارة المعلوماتية الحديثة.
15. إعداد التقارير الدورية عن حالة التوثيق وجودة البيانات المحفوظة وحركة التعديلات عليها.